Não é de hoje que as empresas fazem uso dessa estratégia de trabalho, seja por comodidade, flexibilidade ou como estamos vendo nos dias de hoje, a necessidade de isolamento devido ao avanço do Coronavírus (COVID-19). Nesse artigo iremos mostrar dicas de como montar um home office na sua empresa de forma segura.
Dica 1: Definir quais colaboradores irão trabalhar nessa modalidade
Não é em todo o setor que a modalidade de trabalho home office se aplica. Dessa forma, é necessário definir os setores e as pessoas que passarão a atuar remotamente.
Se o seu pensamento é colocar todos do setor em home office, os aspectos de recursos devem ser levados em consideração (falaremos disso mais adiante) dessa forma eleja aqueles que não podem parar.
Dica 2: O que precisamos acessar?
Defina nesse momento quais são os sistemas e dados que precisam estar disponíveis para quem for trabalhar em home office. Nesse aspecto podemos citar:
- Sistemas (Financeiro, RH, Contábil, Operações, etc). Avalie onde rodam os sistemas (na empresa ou nuvem) e avalie as permissões de acesso. Evite a exposição desnecessária de dados.
- Telefonia e Comunicação. A forma de se relacionar com o seu cliente e sua equipe deve ser avaliada. Se sua telefonia possuir ramais VoIP (Softphone) que funcionam no computador ou celular já vai ajudar bastante. Chats e ambiente de videoconferência são ótimos aliados para o home office.
- Arquivos e dados. Servidores de arquivos e documentos podem ser acessados remotamente. Mapeie corretamente como acessar essas informações, evitando mais uma vez a exposição desessenciaria de dados.
Dica 3: Como acessar de forma segura?
A solução segura para este tipo de acesso é usando a chamada VPN (Rede Privada Virtual), que nada mais é do que uma forma de acesso criptografado entre o seu computador e a sua empresa. Assim, mesmo utilizando a Internet (meio inseguro) a VPN cria um túnel entre as duas pontas e mantem o acesso seguro.
Para usar uma VPN sua empresa deve ter um firewall que suporte esse serviço e sua equipe de TI deve liberar um acesso para cada colaborador que precise fazer home office.
Dica 4: Principais problemas que você terá que lidar.
Depois de definir tudo isso vamos falar sobre a realidade. Se você não se planejou para executar e disponibilizar essa forma de trabalho para o seu colaborador, e está fazendo isso apenas devido ao Coronavírus, os pontos abaixo serão relevantes para a execução do trabalho remoto:
- Recurso computacional: A empresa deve disponibilizar ou alinhar com o colaborador o recurso (computador, notebook) para que ele possa exercer seu trabalho nas condições corretas.
- Link de Internet: tanto a sua empresa quanto o colaborador devem possuir links de Internet que suportem a carga de trabalho que será executada. Se a Internet do seu escritório não for dedicada por exemplo terá problemas de performance.
- Sistemas lentos: Nem todo sistema foi projetado para trabalhar nesse formato portanto os funcionários devem estar preparados para enfrentar uma maior lentidão e redução de produtividade.
- Ferramenta de Firewall: O ambiente deve possuir um firewall para controlar as VPNs dos usuários. Liberar totalmente o acesso sem nenhum tipo de proteção é correr um risco sem precedentes para o seu negócio. Sendo assim, sem um firewall nós não recomendamos que você habilite um ambiente de home office em sua empresa.
É sempre importante colocar que, sem o devido planejamento a sua informação ficará exposta a hackers e vírus, caso não sejam aplicadas as ações de segurança e essas dicas de como montar um home office na sua empresa.
Não deixe de entrar em contato com o nosso time de especialistas que estão pontos para tirar suas dúvidas.
